Comme beaucoup de mamans qui travaillent à temps complet pour leur propre compte, tu te demandes probablement comment fixer tes tâches prioritaires. Est-ce qu’une tâche urgente est forcément une tâche importante ou inversement ? Comment vas-tu gérer les tâches urgentes, mais qui ne sont pas vraiment importantes ou vice versa ? On a une solution pour toi : la matrice d’Eisenhower.

Description de la matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion de temps créé par un général de l’armée et non moins le 34e président des États-Unis à qui elle doit son nom : Eisenhower. Initialement conçue pour organiser les opérations militaires, la matrice d’Eisenhower est aujourd’hui une grande référence dans le domaine de la gestion du temps.

La matrice d’Eisenhower te permettra donc d’apprendre à définir tes tâches prioritaires et à te concentrer sur celles qui sont les plus importantes, sachant qu’on se laisse facilement submerger par les petites tâches moins importantes. Cette organisation se base sur l’importance et l’urgence de la tâche à accomplir. Du coup, on a quatre groupes de tâches : les tâches urgentes, mais qui ne sont pas importantes, les tâches urgentes et importantes, les taches qui ne sont pas urgentes ni importantes et les tâches non urgentes, mais qui sont importantes.

Le guide pour bien utiliser la matrice d’Eisenhower

Établis ta liste des choses à faire. Ensuite, tu vas classer tes tâches en quatre groupes selon leur degré d’urgence et d’importance.

Les tâches qui sont aussi importantes qu’urgentes seront listées dans une case. Elles vont prendre en moyenne 20 % de ton temps. Ce sont des tâches que tu dois accomplir toi-même, et ce, en priorité. Tu dois donc leur donner la plus haute priorité. Ne pas exécuter ces tâches pourrait t’apporter des préjudices. Cela dit, tu peux très bien déléguer ces tâches si tu en as la possibilité et si cela te fait gagner du temps.

Les tâches moins importantes, mais qui sont urgentes prendront en moyenne 20 % de ton temps également. Ce sont des tâches que tu dois exécuter toi-même ou déléguer au plus vite possible. Ce sont des tâches qui ne peuvent pas attendre. Soit tu les fais tout de suite, soit tu ne les fais pas tout simplement à cause de sa faible importance.

Les tâches importantes, mais qui ne sont pas urgentes prendront en moyenne 50 % de ton temps. Ce sont les tâches que tu as souvent tendance à remettre à plus tard, à cause de sa nature non urgente. Cependant, si tu procrastines ces tâches, tu risques de faire en priorité des choses qui te semblent urgentes, mais sont en faite peu importantes. Il est fort possible que tu ne voies pas l’intérêt d’accorder à ces tâches ton top priorité, mais si tu les réalises, tu finiras par te féliciter de l’avoir fait plus tard. Ce sont des tâches que tu peux aussi déléguer si cela te convient.

Enfin, il y a les tâches qui n’ont que peu d’importance et qui ne sont pas urgentes non plus. Ces tâches ne doivent pas te prendre plus de 10 % de ton temps. Ce sont des tâches plus ou moins futiles ou des tâches que tu dois confier à quelqu’un d’autres si vraiment tu tiens à ce qu’elles soient accomplies. En limitant au possible ton temps dans cette catégorie, tu pourras mieux te concentrer sur tes objectifs.

Comment fixer ses priorités

Maintenant, nous allons entrer dans le côté pratique de la priorisation de tes tâches. Voici comment tu dois faire par étape :

• Sur une nouvelle page de ton carnet de notes, tu vas inscrire tes tâches importantes et celles qui sont urgentes. Sur une autre page, tu vas lister les tâches importantes, mais peu urgentes. On ne va pas s’occuper des tâches qui ne sont pas importantes, urgentes ou pas.
• Pour établir ta priorité sur chacune de ces tâches, tu vas lui donner un indice d’urgent selon la date d’échéance et un indice d’importance qui va de 1 à 10. Donc, plus le nombre obtenu par cette formule est élevé, plus la tâche est prioritaire.
• Tu vas donc numéroter tes tâches par ordre de priorité croissante.
• Bien évidemment tu vas attaquer en premier la tâche numéro 1 et tu ne passeras à la suivante qu’après avoir accompli ta tâche numéro 1.
• Si des tâches urgentes et importantes se pointent à la dernière minute, ajoute-les à ta liste après avoir évalué leur importance. N’oublie pas que l’importance d’une tâche est relative parce que cela dépend de chacun. Tu peux trouver important de courir dans les magasins pendant la période des soldes parce que tu as un budget limité. Pourtant ce n’est forcément pas le cas pour tout le monde.
• Sache que tes priorités vont évoluer au fil du temps. N’hésite donc pas à modifier les numéros de tes tâches.