Assurer sur tous les fronts et devenir une mompreneur accomplie, on en rêve toutes. Pour bien gérer notre double vie de maman et de femme entrepreneure, la motivation seule ne suffit pas. Comme tout le monde, on ne dispose que des 24 heures par jour. Du coup, il faut optimiser ces précieux temps et on pioche de nouvelles techniques pour y arriver. Si tu fouillais un peu l’internet récemment, tu serais certainement tombée sur la méthode GTD (Getting Things Done). Il s’agit d’une méthode très populaire lancée par David Allen à travers son livre intitulé « S’organiser pour réussir » qui est désormais devenu un best-seller international. Parlons justement de cette méthode et voyons comment en tirer profit.
Une méthode créée pour booster sa productivité
David Allen a pris soin de souligner que sa méthode n’est pas orientée vers la gestion du temps, mais celle des actions pour obtenir de meilleurs résultats. La GTD est donc une technique d’organisation personnelle que tout le monde peut appliquer dans l’ensemble de ses activités, que ce soit dans le domaine professionnel ou celui du privé. Son principe se base que l’identification de ses priorités à tout moment afin d’agir efficacement quand c’est nécessaire. Cela veut dire que :
- Tu choisis en connaissance de cause ce que tu fais à chaque fois
- Tu ne portes pas ton attention que sur ce qui est actionnable en ce moment précis
- Tu laisses de côté ce que tu ne fais pas. Après tout, tu as délibérément choisi de ne pas en faire une priorité ou c’est parce que tu ne peux pas le faire maintenant.
La méthode GTD en pratique
Le moins que l’on puisse dire, c’est que la GTD est une méthode qui suit un processus structuré. Certes, David Allen a repris plusieurs idées populaires dans le domaine de la gestion du temps, mais dans sa méthode, il a créé un système bien structuré où la discipline reste un gage d’efficacité. Voici donc les bases de la méthode GTD :
La collecte : tu notes immédiatement tout projet qui t’intéresse. Cela peut être un événement, une idée, un document ou encore un objet. Bref, tout ce qui pourrait nécessiter une action de ta part plus tard.
Le traitement : tu formules pour chaque projet le résultat concret que tu espères. S’il faut faire plusieurs choses pour parvenir à ce résultat, tu dois formuler la première action à prendre pour l’enclencher. Les actions suivantes vont s’inscrire dans un projet.
L’organisation : sans attendre, tu vas mettre en place un système de rappel pour les actions que tu ne peux pas prendre tout de suite. Tu peux utiliser un agenda par exemple, ou une liste (to do list), ou encore une liste en attente lorsque l’action doit être exécutée par une autre personne. Tu peux aussi utiliser un échéancier si l’action inclut des documents et des pièces justificatives.
Revue : il s’agit de réviser fréquemment tous les projets en cours pour savoir où tu en es. Là, tu dois passer un peigne fin toutes les tâches à accomplir au moins une fois par semaine.
Action : tu dois te fier à tes listes d’actions que tu as d’ailleurs établies en fonction de tes priorités.
Les quatre critères importants de la GTD
La méthode de David Allen part du principe qu’une action ne doit pas être lancée n’importe quand et n’importe où. En général, la priorité de l’action est la seule chose qui compte au moment de la réaliser. Pour décider quoi faire à un moment donné, tu dois prendre en compte des quatre critères suivants :
- Le contexte : le lieu où tu te trouves, les outils présents, les possibilités et les limites de l’environnement.
- Le temps disponible : combien de temps il te reste avant ta prochaine obligation ? Quel est le temps nécessaire pour la réalisation de cette action ?
- Énergie (physique et mentale) : est-ce que tu as assez d’énergie pour réaliser cette tâche ?
- Priorité : tu commences par l’action qui a le plus d’importance, par rapport aux critères précédents.
Tous ces critères impliquent une bonne dose d’organisation. Il est d’ailleurs recommandé d’établir des listes par contexte. La condition physique (énergie) est prise en compte au moment du traitement de la liste.
Quels sont les supports nécessaires pour l’application de la méthode GTD
Tu peux te contenter de n’utiliser que des papiers. Cela dit, il faut admettre que la mise à jour, la création des listes ainsi que les liens aux informations de référence sont plus faciles à gérer avec un support informatique telle que le PDA. Cela dit, il existe aussi des logiciels GTD que l’on peut télécharger sur la toile. Certains sont gratuits. C’est le cas par exemple de l’Actionstatic, Actionmanager, ExeclDTD ou encore le GTD-Free.